Аудит систем электронного документооборота предриятий госсектора
Ведение документооборота в традиционном («бумажном») виде перестало удовлетворять возрастающим требованиям к управлению документацией. Возникла необходимость в постановке электронного документооборота с целью сокращения времени доставки документов и ускорения процесса их прохождения, возможности оперативной выдачи и контроля исполнения поручений, своевременного ознакомления сотрудников с распоряжениями руководства.
Госсектор является основным потребителем систем электронного документооборота (СЭД). Сегодня это связано еще и с реализацией государственной программы по формированию электронного правительства и стратегии развития информационного общества в России. Количество проектов по внедрению СЭД в госорганах увеличивается с каждым годом. Главным назначением СЭД в госсекторе является упорядочение работы с документами, повышение оперативности работы за счет сокращения времени на передачу, создание, поиск документов и т.д.
Рост значимости применения СЭД в работе госорганов подтверждает тот факт, что большинство компаний, внедривших СЭД, продолжают планомерное ее развитие – тиражируют систему на подведомственные учреждения, приобретают дополнительные опции и технологии документооборота, такие как: ЭЦП (электронно-цифровая подпись), мобильные места для удаленной работы через Интернет, расширенные инструменты для построения отчетности. Госорганы одними из первых начали активно использовать самые современные технологии в области СЭД (SharePoint) для создания на их базе ведомственных порталов, многофункциональных центров, службы «Одно окно».
Последней тенденцией является значительное увеличение числа руководителей, являющихся непосредственными пользователями СЭД. Всё больше и больше руководителей рассматривают систему электронного документооборота как управленческий инструмент, и уже оценили удобства и преимущества от работы в системе.
Масштабность стоящих перед предприятиями госсектора задач, новые возложенные на них функции требуют совершенствования внутренних процессов деятельности, в том числе и документационного обеспечения управления. Для достижения наибольшей эффективности первоочередными стали задачи повышения оперативности при работе с постоянно растущим объемом документов и одновременного снижения издержек на расходные материалы и содержание инфраструктуры. Оптимальным решением становится внедрение электронного документооборота на предприятиях госсектора и в органах власти.
По мнению Д.А.Медведева, «Нужно продумать жёсткую систему внедрения соответствующих элементов электронного документооборота вплоть до уменьшения объемов бюджетных средств тем организациям, которые этой темой не занимаются».
Для контроля внедрения систем электронного документооборота в госсекторе и получения максимального эффекта необходимо проведение независимого аудита существующих систем электронного документооборота государственных структур на соответствие:
• целям и задачам Концепции электронного правительства;
• современным требованиям к ведению электронного документооборота.
Компания DSS Consulting обладает обширным опытом в области анализа рынков и аудита СЭД, поэтому может выступать в качестве независимого и компетентного эксперта в этой области.
Задача экспертов DSS Consulting:
провести аудит и описать «как есть» существующую систему документооборота, выработать рекомендации по дальнейшему развитию автоматизированной системы предприятий госсектора и органов власти с учетом тенденций рынка СЭД, проконтролировать факт выполнения рекомендаций.
Под рекомендациями подразумевается разработка и представление поэтапного плана мероприятий развития СЭД, состоящего из ряда процедур и действий, которые необходимо рассмотреть и/или выполнить во время всех проектных фаз: от начального анализа до аудита после внедрения.
Ожидаемыми результатами работ экспертов DSS Consulting (аудит систем электронного документооборота, разработка рекомендаций, контроль выполнения рекомендаций) будут:
• соответствие внедренных систем электронного документооборота на предприятиях госсектора и в органах власти целям и задачам Концепции электронного правительства;
• соответствие внедренных систем электронного документооборота на предприятиях госсектора и в органах власти целям и задачам конкретных предприятий и органов власти;
• соответствие внедренных систем электронного документооборота на предприятиях госсектора и в органах власти современным тенденциям развития рынка СЭД (с использованием результатов независимого периодического анализа рынка СЭД, который компания DSS Consulting проводит с 2004 года).
Заказчиком независимого аудита могут являться Министерство связи и массовых коммуникаций РФ, Правительство РФ, соответствующие министерства и ведомства, предприятия госсектора и органы власти.
