Документационное обеспечение управления

Основная цель консалтинга в области документационного обеспечения управления (далее ДОУ) - установление единых принципов работы с документами на всех уровнях управления, организация документооборота предприятия, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки, движения, анализа информации.

Симптомы необходимости совершенствования системы ДОУ:

• руководство, не имея своевременного доступа к необходимой информации о состоянии документов, их количестве, загрузке работников, теряет целостную картину происходящего в компании;
• структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слажено функционировать;
• снижение скорости принятия решений из-за повышения времени прохождения документов (неоптимальных маршрутов документов);
• «документационный хаос», т.к. нет единых правил оформления, регламента согласования и т.д.

Риски, связанные с отсутствием оптимальной системы ДОУ:

• нарушение сроков исполнения обязательств компании в связи с «бумажной волокитой»;
• потеря важной документации;
• утечка конфиденциальной информации;
• загрузка персонала непроизводственными работами (поиск документов, создание документов без шаблона и т.д.).

Все эти, на первый взгляд, незначительные риски могут быть связанны со значительными убытками для компании, документооборот не налажен должным образом.

Цели

• Повысить эффективность управления предприятием за счет улучшения качества и ускорения доступа к информации, необходимой для принятия управленческих решений.
• Оптимизировать управление всей деятельностью предприятия за счет создания прозрачной системы движения документов внутри компании.
• Повысить конкурентоспособность за счет более быстрого принятия решений, качественного и своевременного исполнения решений.
• Качественно улучшить взаимодействие и слаженность работы подразделений компании.
Задачи
• Сокращение информационных потоков до оптимального минимума.
• Обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Услуги и процесс работы

1. Документооборот

1.1. Работы по постановке делопроизводства и документооборота (полный цикл от инициации и оформления документа до списания в архив), как в целом, так и по отдельным видам документов и направлениям деятельности:

• Обследование ДОУ «как есть» - проведение обследования документооборота, делопроизводства и архива организации по всем структурным подразделением, с выявлением «узких» мест в документообороте компании.

• Создание модели «как надо»:
o  выработка рекомендаций по совершенствованию документационного обеспечения компании;
o разработка нормативно-методической документации с нуля либо рекомендации по совершенствованию состава форм отдельных видов документов (ОРД, договоры, нормативные документы и др.);
o разработка  оптимальных маршрутов движения документов (согласования, издания);
o разработка необходимых документов, регламентирующи документооборот на предприятии – нормативных и методических. Это может быть разработка комплексной политики в области управления  документами или отдельные виды документов: альбом маршрутных схем документов, альбом унифицированных форм документов, номенклатура дел, положения об отделе, должностные инструкции сотрудников, разработка политики хранения и уничтожения документов и др.;
o рекомендации по совершенствованию исполнения и контроля;
o рекомендации по разработке и совершенствованию отчетных форм;
o и другое.

• Внедрение изменений.

1.2. Обследование на этапе подготовки к автоматизации служб ДОУ и архива .

1.3. Подготовка рекомендаций по созданию (совершенствованию) организационной структуры  служб ДОУ и архива.

2. Обучение

2.1. Обучение сотрудников компаний-заказчиков, проведение семинаров и мастер-классов.

3. Подбор персонала 

3.1. Расчет оптимального кадрового состава и материальных ресурсов служб ДОУ и архива.

3.2. Аттестация сотрудников, подбор персонала служб ДОУ, секретариата, архива.

Результат работ

• Сокращение времени на создание документов (за счет использования базы унифицированных шаблонов).
• Сокращение сроков прохождения и исполнения документов (за счет оптимизации процесса исполнения, регламентации сроков).
• Сокращение потерь документов.
• Оптимизация процесса согласования документов.
• Централизованное хранение текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов.
• Создание единого корпоративного стиля документов.
• Контроль прохождения документов в подразделениях предприятия с момента их получения или создания до завершения исполнения, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах.
• Упреждающий контроль над своевременным исполнением документов, поручений руководства предприятия, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа.

Результаты достигаются за счет регламентации ДОУ и внедрения систем электронного документооборота.